企業が業務を進めるうえでは、委託先や取引先と顧客情報、業務資料、連絡先などを共有する機会があります。こうした情報共有は業務の効率化に役立ちますが、管理方法が不十分な場合、意図しない情報漏洩につながる可能性があります。

特に、業務用スマホやクラウドサービスを利用して情報をやり取りする企業では、社内だけでなく、外部の関係者がどの情報にアクセスできるのかを把握することが重要です。自社の管理体制が整っていても、委託先の端末管理や情報の取り扱いに問題があれば、リスクを十分に抑えられない場合があります。

本記事では、委託先や取引先から情報が漏れる主な原因と、企業が確認したい管理体制、業務用スマホを含めた具体的な対策について解説します。

1. 委託先や取引先から情報が漏れる主な原因

情報漏洩は、自社の従業員によるミスやシステムの不備だけでなく、業務を委託している企業や取引先との情報共有をきっかけに発生することもあります。外部の関係者に情報を提供する際は、共有する情報の範囲や利用目的、管理方法を明確にすることが大切です。

必要以上の情報を共有している

業務を円滑に進めるために、委託先や取引先へ資料や顧客情報を渡すことがあります。しかし、業務に必要な範囲を超えて情報を共有していると、万が一漏洩した際の影響が大きくなるおそれがあります。

例えば、問い合わせ対応を委託する際に、対応に必要な情報だけでなく、関係のない顧客情報まで閲覧できる状態になっているケースです。

情報を共有する前に、業務上必要な項目を整理し、提供するデータを必要最小限に絞ることが重要です。

アクセス権限の管理が不十分になっている

クラウドサービスや業務用アプリを通じて情報を共有する場合、アクセス権限の設定にも注意が必要です。担当者以外も閲覧できる状態になっていたり、契約終了後もアカウントが有効なまま残っていたりすると、想定外の情報閲覧につながる可能性があります。

また、委託先の担当者が異動・退職した際に権限が適切に変更されていなければ、不要なアクセスが継続するおそれもあります。

誰が、どの情報に、どの期間アクセスできるのかを把握し、定期的に権限を確認しましょう。

委託先の端末管理やセキュリティ対策に差がある

委託先の担当者が業務用スマホやパソコンを使用して情報を取り扱う場合、端末の管理状況もリスクに関係します。

例えば、画面ロックが設定されていない、OSやアプリの更新が滞っている、業務データを個人向けのサービスに保存しているといった状況では、情報が外部に流出する可能性があります。

自社のセキュリティ対策だけでなく、情報を取り扱う委託先がどのような管理体制を整えているのかを確認することも必要です。

2. 業務用スマホを介した情報共有で注意したいポイント

業務用スマホは、外出先でもメールやチャット、業務アプリを利用できる便利なツールです。一方で、社内外の関係者と情報をやり取りする機会が多く、運用方法によっては情報漏洩のリスクが生じます。

メールやチャットでの誤送信

委託先や取引先との連絡では、メールやチャットを通じて資料や顧客情報を共有することがあります。このとき、宛先を間違えたり、別の相手に送る予定だったファイルを添付したりすると、情報漏洩につながるおそれがあります。

特に、複数の取引先を担当している従業員は、送信先や共有するファイルを取り違えないよう注意が必要です。

送信前に宛先と添付ファイルを確認する手順を設けるほか、機密性の高い情報については、承認を経てから送信するなど、情報の重要度に応じたルールを整備しましょう。

個人向けアプリやクラウドサービスの利用

業務を効率化するために、従業員が使い慣れた個人向けアプリやファイル共有サービスを利用するケースも考えられます。しかし、会社が管理していないサービスに業務データを保存すると、アクセス権限やデータの保管先を把握しにくくなる場合があります。

委託先との情報共有に使用できるアプリやサービスを定め、機密情報の取り扱い方法を明確にすることが重要です。利用を認めるサービスについても、共有範囲やアカウントの管理方法を確認しましょう。

端末の紛失や盗難

業務用スマホを外出先や移動中に紛失した場合、端末内の情報やログイン状態にある業務アプリがリスクにさらされる可能性があります。

委託先の担当者に端末を使用してもらう場合も、紛失時の報告先や連絡方法、端末の利用停止などの対応手順を事前に取り決めておくことが大切です。

画面ロックや認証設定に加え、必要に応じてMDMなどを活用し、端末の管理や紛失時の対応を行える体制を整えましょう。

3. 企業が確認したい委託先・取引先の管理体制

委託先や取引先からの情報漏洩を防ぐには、相手企業の管理体制を確認し、情報の取り扱いに関する認識を合わせることが重要です。契約書の確認だけでなく、実際の業務でどのように情報を扱っているかも把握する必要があります。

情報管理の責任者と担当範囲

まず確認したいのが、情報管理の責任者や、問題が発生した際の連絡先です。情報を取り扱う担当者が明確になっていなければ、アクセス権限の変更や事故発生時の対応が遅れる可能性があります。

自社と委託先のそれぞれについて、管理責任者、日常の運用担当者、緊急時の連絡先を整理しておきましょう。また、情報の提供や削除、アカウントの発行・停止など、誰がどの手続きを行うのかも明確にすることが大切です。

契約内容と情報の取り扱いルール

委託先に顧客情報や社内データを提供する場合は、契約内容や関連する取り決めを確認しましょう。

確認したい項目には、情報の利用目的、第三者への提供制限、再委託の条件、情報漏洩が発生した際の報告、契約終了時のデータ返却・削除などがあります。

必要な取り決めは業務内容や取り扱う情報によって異なります。契約書に記載されている内容と実際の運用が一致しているかを確認し、曖昧な点があれば事前に整理しておきましょう。

端末やアカウントの管理状況

業務用スマホや業務アプリを利用する場合は、端末のセキュリティ設定やアカウントの管理方法も確認したいポイントです。

具体的には、画面ロックや認証設定、OS・アプリの更新、利用者ごとのアカウント発行、アクセス権限の定期確認、紛失時の対応手順などが挙げられます。

すべての企業に同じ管理方法を求めるのではなく、取り扱う情報の重要度や業務の特性に応じて、必要な対策を確認することが大切です。

4. 情報漏洩のリスクを抑えるために自社でできる対策

委託先や取引先の管理体制を確認するだけでは、情報漏洩のリスクを十分に抑えられない場合があります。自社でも情報共有の方法や端末管理、社内ルールを整備し、外部の関係者と安全に業務を進められる仕組みを作りましょう。

共有する情報を必要最小限にする

情報漏洩が発生した際の影響を抑えるためには、委託先や取引先に提供する情報を必要最小限にすることが基本です。

業務に不要な個人情報や社内資料まで共有していないか、データを提供する前に確認しましょう。また、共有するファイルやフォルダには、業務に必要な担当者だけがアクセスできるように設定することが重要です。

定期的に共有先や保存データを見直し、不要になった情報や権限を整理する運用も取り入れましょう。

情報共有の手順を統一する

担当者ごとに情報の共有方法が異なると、管理の抜け漏れが生じやすくなります。会社が認めたメールやチャット、ファイル共有サービスを明確にし、情報の種類に応じた取り扱いルールを定めましょう。

例えば、顧客情報を送信する際の確認手順、ファイルの共有期限、社外への送信に必要な承認などを整理しておくと、従業員が適切に判断しやすくなります。

ルールを作成した後は、従業員への周知や定期的な研修を行い、実際の業務で守られているかを確認することも大切です。

事故発生時の報告・対応フローを整える

情報漏洩が疑われる事態が発生した場合、初動対応の遅れが被害の拡大につながる可能性があります。そのため、自社と委託先の双方で、速やかに連絡・報告できる体制を整えておきましょう。

事前に決めておきたいのは、報告先、報告すべき内容、連絡期限、端末やアカウントの利用停止などの初動対応です。実際に問題が起きた際は、状況に応じて関係部署や専門家と連携し、影響範囲の確認や必要な対応を進めます。

また、事故が発生した場合だけでなく、誤送信や不審なアクセスなどの兆候を発見した段階でも報告できるようにしておくと、早期対応につながります。

5. MDMを活用した法人携帯の管理強化

委託先や取引先と業務用スマホを利用して情報を共有する企業では、端末の管理状況を把握することも重要です。特に、複数の端末を運用している場合は、MDMなどの管理ツールを活用する方法があります。

MDMとは、スマホやタブレットなどのモバイル端末を管理する仕組みです。サービスや端末の対応状況に応じて、セキュリティ設定の管理、アプリの利用制限、端末情報の確認、紛失時の遠隔ロックやデータ消去などを支援します。

例えば、業務用スマホの画面ロック設定を統一したり、会社が許可したアプリの利用を促したりすることで、端末管理のばらつきを抑えやすくなります。また、端末を紛失した際の対応手段を確保するうえでも役立ちます。

ただし、MDMを導入するだけですべての情報漏洩を防げるわけではありません。アカウントの権限管理や情報共有ルール、委託先との契約内容、従業員教育などと組み合わせて運用することが重要です。

導入を検討する際は、管理対象となる端末の台数や利用者、必要な機能、運用担当者の負担などを整理し、自社の運用に合った方法を選びましょう。

6. 法人携帯の情報管理体制を見直すならリバコンへ

委託先や取引先との情報共有を安全に進めるためには、端末のセキュリティ対策だけでなく、法人携帯の契約状況や管理方法を含めて運用全体を見直すことが大切です。

例えば、従業員ごとに異なる端末や設定を使用している場合、管理基準を統一することで、担当者の負担を軽減できる可能性があります。また、端末の追加や入れ替えにあわせて、利用ルールや管理手順を整理することも有効です。

株式会社リバコンでは、法人向け携帯電話の販売代理店として、企業の利用状況や課題に応じた法人携帯の導入・見直しをサポートしています。端末の選定や契約内容の確認をはじめ、業務用スマホの運用を見直したい企業のご相談にも対応しています。

委託先や取引先との情報共有に不安がある場合は、現在の端末管理や利用ルールを確認し、自社に合った管理体制を整えていきましょう。

7. まとめ

委託先や取引先からの情報漏洩は、必要以上の情報共有やアクセス権限の管理不足、端末のセキュリティ対策の不備など、さまざまな要因によって発生する可能性があります。

リスクを抑えるためには、共有する情報を必要最小限にすることに加え、契約内容や責任範囲の確認、アカウント管理、事故発生時の連絡体制の整備が重要です。業務用スマホを利用する場合は、端末管理やMDMの活用も検討し、情報共有のルールと組み合わせて対策を進めましょう。

情報管理は、自社だけで完結するものではありません。委託先や取引先と管理方針を共有し、定期的に運用を確認することで、企業全体の情報漏洩リスクの低減につなげることが大切です。